POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

1. PRÉAMBULE ET IDENTITÉ DU RESPONSABLE DU TRAITEMENT

L'association ASS DES AMIS DU BAT D ARGENT, association déclarée régie par la loi du 1er juillet 1901 et le décret du 16 août 1901, immatriculée au Répertoire National des Associations sous le numéro W343019842 et titulaire du numéro SIREN 320279268, dont le siège statutaire est établi au 44 RUE CONTI, 34120 PEZENAS, accorde une importance primordiale au respect de la vie privée et à la protection des données personnelles de ses adhérents, donateurs, bénévoles et usagers.

Dans le cadre de l'exploitation de son portail d'information officiel, accessible sans finalité commerciale, l'association agit en qualité de responsable du traitement au sens du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 (Règlement Général sur la Protection des Données - RGPD) et de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés. Notre gouvernance collégiale veille à ce que chaque traitement réponde strictement aux exigences de licéité, de loyauté, de transparence et de minimisation des informations recueillies.

La présente politique de confidentialité a pour objet d'exposer de manière exhaustive, claire et transparente les conditions dans lesquelles l'association recueille, enregistre, conserve, consulte et protège les données communiquées par les citoyens lorsqu'ils interagissent avec notre plateforme institutionnelle ou nos permanences physiques à Pézenas.

2. NATURE DES DONNÉES COLLECTÉES ET PRINCIPE DE MINIMISATION

En application du principe de minimisation des données (Article 5.1.c du RGPD), l'association ne collecte que les informations strictement nécessaires à la réalisation de ses objectifs statutaires et de ses missions d'intérêt général. Aucune donnée sensible au sens de l'article 9 du RGPD (données biométriques, opinions politiques, croyances religieuses ou philosophiques, appartenance syndicale, données de santé) n'est sollicitée ni traitée sur notre portail.

Les catégories de données susceptibles d'être traitées comprennent exclusivement :

• Données d'identification civile : nom de famille, prénom(s), civilité, le cas échéant fonction au sein d'une collectivité ou d'un organisme partenaire d'intérêt public.
• Données de contact et de correspondance : adresse électronique personnelle ou professionnelle, numéro de téléphone fixe ou mobile, adresse postale complète (nécessaire pour l'envoi des reçus fiscaux ou des convocations statutaires).
• Données relatives à la vie associative et statutaire : statut d'adhérent, qualité de membre actif ou bienfaiteur, historique des participations aux assemblées générales, historique des cotisations acquittées et des dons consentis.
• Données techniques de connexion strictement nécessaires : journaux techniques d'accès au serveur d'hébergement, adresses IP anonymisées à des fins exclusives de sécurité informatique et de prévention des incidents malveillants.

3. FINS ET FONDEMENTS JURIDIQUES DU TRAITEMENT

Chaque traitement opéré par l'association repose sur une base légale déterminée et légitime, conformément à l'article 6 du RGPD :

• Exécution des obligations statutaires et contractuelles (Art. 6.1.b) : gestion des adhésions annuelles, tenue du registre des membres, organisation des scrutins et délibérations lors des assemblées générales ordinaires et extraordinaires.
• Respect des obligations légales et réglementaires (Art. 6.1.c) : émission et transmission des attestations et reçus fiscaux de don (Cerfa n° 11580*05) conformément aux dispositions du Code Général des Impôts (articles 200 et 238 bis), justification comptable auprès des actions d'intérêt général fiscaux et des administrations de contrôle.
• Mission d'intérêt public et objectifs statutaires (Art. 6.1.e & 6.1.f) : information des citoyens sur le calendrier des visites patrimoniales guidées du Bât d'Argent, diffusion des dépêches éducatives et des publications scientifiques, mobilisation bénévole pour les chantiers de sauvegarde du bâti ancien.
• Consentement explicite des personnes (Art. 6.1.a) : inscription volontaire à la lettre d'information institutionnelle ou sollicitation spontanée via notre formulaire de permanence citoyenne. Le consentement peut être retiré à tout moment sans incidence sur les autres droits.

4. ABSENCE COMMERCIALE ET NON-COMMUNICATION À DES TIERS

L'association ASS DES AMIS DU BAT D ARGENT affirme son engagement déontologique le plus absolu : notre organisme ne procède à aucune commercialisation, location, cession, échange ou mise à disposition de ses fichiers à des fins mercantiles, publicitaires ou de prospection commerciale.

Les informations recueillies sont réservées à l'usage exclusif du conseil d'administration, du bureau associatif et des personnes dûment habilitées à gérer le secrétariat et la comptabilité de l'association. Aucun tiers extérieur ne dispose d'un accès direct aux données, à l'exception des prestataires techniques d'infrastructure (hébergeur serveur assujetti aux obligations de sous-traitance du RGPD) et des autorités administratives ou judiciaires françaises dans le cadre strict de réquisitions légales.

5. DURÉES DE CONSERVATION DES INFORMATIONS

Les données sont conservées pour une durée strictement proportionnée aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées :

• Données des membres et adhérents : conservées pendant toute la durée de l'adhésion, puis archivées pendant une période probatoire de cinq (5) ans à compter de la perte de la qualité de membre, conformément au délai de prescription de droit commun.
• Données relatives aux dons et reçus fiscaux : conservées pendant une durée légale obligatoire de six (6) ans à compter de la date d'émission, conformément aux exigences du livre des procédures fiscales.
• Demandes de contact et correspondances citoyennes : conservées pendant une durée maximale de trois (3) ans à compter du dernier contact émanant du demandeur.
• Abonnements aux dépêches et lettres d'information : conservés jusqu'à désinscription expresse de la personne concernée ou après trois années d'inactivité avérée.
• Journaux de connexion technique (logs serveur) : purgés automatiquement après une durée maximale de douze (12) mois, conformément aux directives de la CNIL.

6. MESURES DE SÉCURITÉ ET D'INTÉGRITÉ DES DONNÉES

Afin de garantir la confidentialité et l'intégrité des informations transmises, l'association met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées :

• Chiffrement systématique des transmissions via le protocole sécurisé HTTPS / TLS 1.3 garantissant l'inviolabilité des échanges entre le terminal de l'utilisateur et notre serveur.
• Restriction drastique des accès aux bases de données, protégées par des mécanismes d'authentification forte et des mots de passe robustes renouvelés régulièrement.
• Sauvegardes chiffrées quotidiennes hébergées sur des infrastructures sécurisées protégées contre les sinistres physiques et les cyberattaques.
• Protocoles stricts de contrôle des versions logicielles et application immédiate des correctifs de sécurité sur les couches système.

7. DROITS DES PERSONNES CONCERNÉES

Conformément aux dispositions des articles 15 à 22 du RGPD, chaque personne physique dont les données sont traitées par notre association bénéficie des droits suivants :

• Droit d'accès : obtenir confirmation que des données la concernant sont traitées et en recevoir une copie intégrale sous un format intelligible.
• Droit de rectification : exiger la mise à jour immédiate des informations inexactes, incomplètes ou obsolètes.
• Droit à l'effacement (« droit à l'oubli ») : demander la suppression de ses données personnelles, dans la limite des obligations légales de conservation (notamment pièces comptables et reçus fiscaux).
• Droit à la limitation du traitement : demander le gel temporaire du traitement de certaines données pendant la vérification d'une contestation.
• Droit d'opposition : s'opposer à tout moment, pour des motifs légitimes, à ce que des données fassent l'objet d'un traitement basé sur notre intérêt légitime.
• Droit à la portabilité : recevoir ses données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine pour les transmettre à un autre organisme.
• Directives post-mortem : définir des instructions relatives à la conservation, à l'effacement et à la communication de ses données après son décès.

8. MODALITÉS D'EXERCICE DES DROITS ET RÉCLAMATIONS

Pour exercer l'un quelconque de ces droits, toute personne peut s'adresser gratuitement au délégué à la protection des données ou au secrétariat général de l'association par les canaux suivants :

Une réponse motivée vous sera adressée dans un délai maximal de trente (30) jours suivant la réception de votre demande. Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous disposez de la faculté d'introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL) : 3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 PARIS CEDEX 07, ou en ligne sur le site www.cnil.fr.

9. MISE À JOUR DU PRÉSENT DOCUMENT

La présente politique de confidentialité est susceptible d'être actualisée périodiquement pour refléter les évolutions réglementaires ou les adaptations de nos procédures statutaires. La version en vigueur est celle accessible sur le présent portail, avec mention de sa dernière date de révision : 1er janvier 2026.